e-Arşiv fatura kesmek: GİB Portal mı Comport mu? Farkları nedir?
2023 yılına yaklaştığımız şu günlerde GİB portalı aracılığıyla e-arşiv fatura kesmek birçok firma tarafından merak edilen konu oldu. Portal kullanma birçok firma için zor bir hal almanın yanı sıra elektronik faturaya geçmek zor bir karar oldu. Bu gibi bir kararsızlıkla karşı karşıyaysanız yazımızın devamında gelecek olan GİB Portal ve Comport’ta e-arşiv fatura kesme süreçlerinin avantajlarını ve dezavantajları bilgisinden yararlanabilirsiniz. Çözümlerden hangisinin size daha uygun ve pratik olduğuna yazımızdan yararlanarak karar verebilirsiniz.
GİB Portal e-arşiv fatura iptali
E-Arşiv portalı üzerinden hazırlanan faturalar taslak olarak kaydedilir. Taslak şeklinde kaydedilen faturalarını düzenleyebilir veya iptal edebilirsiniz. Fakat resmi hale getirdiğiniz faturaları GİB Portal üzerinden iptal etmek mümkün değildir. Sorumluluğu size ait olmak üzere ilgili faturayı yeniden düzenleyerek üzerinde değişiklikler yapabilirsiniz. Bu durum karşısında faturayı iki tarafında muhasebe kayıtlarına geçirmesi gerekir.
Comport işe e-fatura fatura gönderdiğiniz anda söz konusu bu faturayı resmileştirdiğiniz tarihten itibaren 7 gün içerisinde zahmetsizce iptal edebilirsiniz. Resmi hale getirme işleminin üzerinden 7 günden fazla bir süre geçmiş olursa, endişe yapmanıza gerek yoktur. İptal etmek istediğiniz fatura için müşterinizden iade faturası kesmesini talep edebilirsiniz. Bu sayede ceza alma ihtimalini ortadan kaldırmak olacaksınız.
Operasyonel iş yükü
GİB portal üzerinden e-arşiv fatura gönderme işlemi bazı zamanlar ekstra operasyonel iş yükü olarak geri dönebilir. Şöyle ki bir gün içerisinde bir firmaya ya da herhangi bir vergi mükellefi olmayan bireye parça parça fatura kestiğinizi düşünün. E-fatura sistemine geçmeden önce son olarak kesmiş olduğunu fatura 5.000 TL limitini ya da 30.000 TL limitini aşıyorsa, gün içerisinde bu şirkete ya da şahsa kestiğiniz bütün matbu faturaları iptal etmeniz gerekir. Ardından da toplam tutar için portal üzerinden e-arşiv fatura düzenleme işlemlerini gerçekleştirmeniz gerekir.
Gün içerisinde yüzlerce fatura kesmek durumundaysanız bunun takibini yapmak pek de kolay olmayacaktır. Comport bu noktada kolaylık sağlar ve e-faturaya geçtiğinizdeyse tüm faturalarınız e-arşiv ya da e-fatura olarak gönderileceği bu şekilde bir iş yükü de olmayacak.
Yani buradan sorunsuz bir şekilde fatura kesip gönderebilirsiniz.
E-Arşiv düzenleme ve arşivleme hakkı
Portal her ay 500 adet e-arşiv düzenleme imkanı sunar. Eğer bu sayının üzerinde düzenleme yapmanız gerekirse bir çözüm bulmanız gerekebilir. Bunun yanı sıra e-arşiv portalı mevcut faturaları sadece 6 ay depolamanıza imkan tanır. Bununla beraber ticari kayı işlemleri için de bu faturaların çıktısını almak, saklamak ve sorumlu mali müşavire göndermek gerekir.
Comport platformu üzerinde ise satın almış olduğunuz e-kontör miktarı kadar e-fatura gönderme işlemi yapabilirsiniz. Yani burada herhangi bir sınır bulunmuyor. Ek olarak ise tüm faturalar burada 10 yıl boyunca elektronik ortamda saklanır. Bu sayede de her ay faturaları mali müşavirinize göndermek için tek tek indirme işlemi yapmanıza gerek kalmaz. Şirketin sorumlu mali müşaviri, kendilerine ücretsiz olarak sunulan Comport ile e-fatura ve e-arşiv faturalarını dakikalar içerisinde kendi muhasebe programlarına aktarabilirler.
Kesilen e-arşiv faturanın kullanıcıya iletilmesi
GİB portalı üzerinden kesilen e-arşiv faturayı karşı tarafa iletmek adına bilgisayarınıza indirmeniz gerekiyor. Bu faturayı da e-posta ile ya da çıktısını alıp ıslak imza ile karşı tarafa gönderebilirsiniz. Burada faturaların her birin, e-posta eklentisi şeklinde eklemek iş yükünü artırır. Çıktı alarak göndermek de kağıt, yazıcı ve kargo masrafı gibi ekstraları ortaya çıkarır.
Comport platformu üzerinde ise e-arşiv oluştururken faturaları müşterilere kolaylıkla gönderebilirsiniz. Bunun için ekstra indirme veya e-posta göndermenize gerek yoktur. Faturalama işlemlerinde masraflar 8-9 TL’den 17 kuruşa kadar düşer. Bu sayede hem operasyonel iş yükünden kurtulur hem de tasarruf yaparsınız.
Elektronik fatura ve mali mühür başvurusu
GİB Portal ile fatura hazırlamak için elektronik fatura sistemine geçiş yapmak ya da mali müdür almak gerekli değildir. Faturanın onaylanma işlemleri için “GİB İmza” seçeneği kullanılır. Burada karşınıza çıkan ekrana cep telefonunuza gönderilen 6 haneli şifreyi girdiğinizde, fatura imzalama işlemi gerçekleşir.
Comport kullanarak e-fatura işlemlerini halletmek isterseniz de mali mühür kullanmak için ödeme yapmanız ve aldığınız mührünüz elinzie ulaştıktan sonra hem e-fatura hem de e-arşiv sistemine geçmeniz gerekir. e-Fatura entegratörü ile çalıştığınızda ise sadece 5000/30000 TL faturalarınızı değil, tüm faturalarınızı elektronik fatura şeklinde hazırlayabilirsiniz. Şöyle ki birçok firma elektronik fatura işlemleriyle uğraşmamak, mali mühür başvurusu yapmamak ve e-kontöre para vermemek için e-arşiv portalı ile çalışmayı tercih eder. Fakat uzun vadede matbu fatura gönderim masrafları, bu süreç içerisinde kaybedilen zaman ve portal kullanımının dezavantajları göz önünde bulundurulduğunda, Comport e-fatura işlemlerine geçmek firmanız adına faydalı olabilir.
Comport entegre ön muhasebe programı
Comport’un sunduğu imkanlardan biri de erişim kolaylığı. Entegre bir şekilde çalışan ön muhasebe programı sayesinde gelir gider takibi, çalışan masrafı takibi yapabileceğiniz ve cep telefonunuzdan kolayca e-fatura ve e-arşiv fatura gönderebileceğiniz bir programa da sahip olursunuz. Bu şekilde takip sistemini geliştirebilirsiniz.
