e-Arşiv faturası nedir? Nasıl kullanılır?

KOBİ’lerin dijitalleşmesi karşısında faturalama süreçleri dijital ortamlara taşındı. Bununla beraber e-arşiv faturası sık sık duyulan bir kavram haline geldi. Peki nedir bu e-arşiv faturası? E-Arşiv faturası kullanıcısı olmak için e-faturaya geçmek gerekiyor mu? Bu soruların cevabı ve daha fazlası hakkında bilgi edinmek için yazımızdan faydalanabilirsiniz.

E-Arşiv nedir?

E-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturaların elektronik ortamda oluşturulmasına denir. Bununla beraber söz konusu evrakların burada arşivlenmesine, ibrazının ve raporlanmasının yapılmasıyla iş kolaylaşır.

E-Arşiv faturası nedir?

E-Arşiv faturası bir elektronik fatura türüdür. Hazırlanması gereken bu faturayı e-arşiv uygulamasından faydalanarak hazırlayıp müşterilere gönderebilirsiniz.

E-Arşiv faturası kimlere gönderilir?

E-Fatura ve e-arşiv entegrasyonunu gerçekleştirdikten sonra e-fatura kullanıcı olmayan tüm müşterilerinize e-arşiv faturası göndermeniz mümkündür.

E-Arşiv kullanmak için e-fatura kullanıcısı olmak gerekir mi?

Sorunun cevabı evettir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kurallar gereğince e-arşiv kullanıcısı olmak için önce e-fatura kullanıcısı olmalısınız.

Geçiş yapmanın maliyeti nedir?

Elektronik fatura sistemine kayıt olmak için Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür sertifikanızı almanız gerekir. Mali mührün bedeli tüzel kişiler için 490 TL + KDV, gerçek kişiler için ise 384 TL + KDV'dir. Mali mührünüz üç sene boyunca geçerlidir.

Mali Mührün bedelinin haricinde Comport’un kendi kullanım ücreti olan ön muhasebe programı ücretini ödemeniz gerekir. E-Kontörleri hem e-fatura hem e-arşiv gönderiminde kullanılabilir. Gönderilen ve alınan her elektronik fatura birer e-kontör olarak değerlendirilir. E-Kontör paketlerimizin KDV dahil ücretlendirmesi Kampanyalar sayfasında belirtilmetedir.

E-Arşiv nasıl gönderilir?

Comport platformu üzerinden e-arşiv faturası göndermeniz gerekiyorsa şu şekilde ilerlemeniz lazım; Başvuru sürecinizin ve aktivasyonun tamamlanmasının ardından elektronik fatura için hesabınız aktive edilir. Aktivasyon tarihinin ardından oluşturulan yeni satış faturalarını Comport üzerinden elektronik bir şekilde gönderebilirsiniz.

E-Arşiv fatura iptali nasıl yapılır?

E-Arşiv fatura, resmiyet kazandıktan sonra 7 gün içerisinde iptal edilebilir. Fakat resmileştirilme tarihinin üzerinden 7 gün geçtiyse e-arşiv faturayı iptal etmemeniz öneriliyor. Bu gibi durumlarda müşterilerinizden tarafınıza iade fatura kesmesini talep edebilirsiniz. Müşteriniz eğer bir firma değilse iade fatura kesemeyeceği için Gider Pusulası oluşturmanız gerekiyor. Comport üzerinden e-arşiv sistemini iptal etmek isterseniz, fatura gönderme ekranını açın ve söz konusu bu faturanın sağ köşesinde bulunan düzenle butonuna tıklayarak iptal et seçeneğine tıklayabilirsiniz.

E-Arşiv faturasının e-faturadan farkı nedir?

Bu iki elektronik fatura türü sıklıkla karıştırılmaktadır. Her ikisi görsel olarak birbirine benziyor olsa da şu şekilde bir ayrım söz konusudur;

E-Faturayı, e-fatura kullanıcısı olan müşterinize,

E-Arşiv faturasını, e-fatura kullanıcısı olmayan müşterinize gönderebilirsiniz. Örnek vermek gerekirse e-fatura sistemine geçmemiş tüzel bir kişiye ya da son kullanıcıya e-arşiv faturası iletebilirsiniz.

Toparlamak gerekirse:

E-Fatura

E-Fatura, e-fatura sistemine geçiş yapan şirket arasında elektronik ortamdan fatura alış verişi sağlar

421 No’lu VUK tebliği bazı sektörlerde zorunluluk haline getirdi.

Gelir İdaresi Başkanlığı, e-faturanın alınmasını ve göndermesini sağlayan merkezi elinde tutar.

İsteyen her kurum geçebilir.

E-Arşiv:

Söz konusu e-arşiv ve e-fatura sistemine henüz geçiş yapan kurumlar ya da kişilere elektronik ortam üzerinden fatura gönderilmesini, aynı zamanda gönderilen faturanın da arşivlenmesini sağlar.

Öncelikle, cirosu belirlenen bir miktarın üzerine çıkan e-ticaret siteleri için zorunluluk söz konusudur.

Gelir İdaresi Başkanlığı’na sadece, arşivlenen e-arşiv faturalarının raporlanmasını sağlar.

İsteyen her kurum geçebilir. Ancak kurum, öncelikle e-fatura sistemine dahil olmalıdır.

E-Arşiv sistemine geçiş zorunluluğu var mı?

E-Arşiv fatura zorunluluğu Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği kurallara ve sektöre göre değişiklik gösterir. Şöyle ki GİB’in konu hakkında yayınladığı tebliğe göre; 

2020 yılı içerisinde cirosu 5 milyon TL ve üzerine çıkan şirketlerin 1 Temmuz 2021'e kadar e-fatura ve e-arşive geçiş yapmaları zorunludur.

2018-2019 yılı cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan ve 1 Temmuz 2020'de e-fatura ve e-arşive geçiş yapan şirketler için ise 1 Ocak 2021 tarihine kadar e-defter uygulamasına geçiş yapmak zorunludur.

E-Fatura ve e-arşive gönüllü bir şekilde geçiş yapan firmaların belirtilen limitleri aşmadığı sürece e-defter uygulamasına geçmesine gerek yoktur.

Aynı günde vergi mükellefi olarak sayılmayan kişilere ve firmalara hazırlanan faturaların toplam tutarı 30 bin TL’nin üzerine çıkıyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.

Aynı gün içinde vergi mükellefi olan kişilere veya şirketlere hazırlanan faturaların toplam tutarı vergi dahil 5 bin TL’nin üzerine çıkıyorsa, bu faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi gerekir.

Yukarıdaki maddeler doğrultusunda zorunluluğunuz olmasa da e-arşiv kullanarak fatura kesim masraflarınızı %80'e kadar aza indirgeyebilirsiniz.

E-Arşiv fatura sorgulama işlemi nasıl yapılır?

E-Arşiv faturalarınızın sorgulama işlemini GİB'in E-Fatura sitesinden yapabilirsiniz. Bu konu ile ilgili sorgulayacağınız faturanın e-arşiv kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmanız gerekiyor.

E-Arşiv başvuru kılavuzu nereden incelenir?

E-Fatura ve e-arşiv başvuru sürecini Comport platformundan tamamını online olarak görebilirsiniz. Bu görmek için bilgisayarınızın başından kalkmanıza gerek bile yoktur.

Başvuru süreci için yardımcı olması adına bir başvuru rehberimizden faydalanın. Başvuru konusundaki hazırlanan rehbere ve yapılması gereken tüm işlemlerin yönetim paneline Comport hesabınızdan AYARLAR – Uygulamalar - Elektronik Faturalama Entegrasyonu adımlarını takip ederek ulaşabilirsiniz.

Müşterin e-fatura kullanıcısı olmaması ve matbu e-arşiv fatura istemesi halinde neler yapılabilir?

E-Arşiv faturasını matbu olarak iletmek gibi bir zorunluluğunuz yoktur. Fakat müşteriniz herhangi bir matbu fatura konusunda ısrar ederse yazıcıdan çıktı alarak kendisine verebilirsiniz. Faturayı verirken kaşeye ya da ıslak imzaya gerek yoktur. Benzer şekilde, müşteri ve kendisiyle elektronik ortam kullanarak paylaşmış olduğunuz e-arşiv faturanın çıktısı alınabilir. Yani sizin çıktı alıp kendisine göndermenize aslında gerek bile yoktur.