E-Defter Nedir? Avantajları Nelerdir?

Faturalama sürecinin dijital ortama dahil olmasıyla beraber günlük hayatımızda zaman zaman karşımıza çıkan e-Defter hakkında merak ettiklerinizi yazımızda bulabilirsiniz. Kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamlara taşınması ve maliyeye elektronik imza ile beraber berat edilme sistemine e-Defter denir. Burada kayıtlar standart xml formatında hazırlanarak, düzenlenir. Bu sisteme geçilmesinin amacı ise daha hızlı ve düzenli bir denetim sisteminin sağlanmasıdır. E-Defter formatından faydalanan firmalar kağıt şeklinde defter tutmasına gerek kalmaz. Şöyle ki işletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel olarak kullandıkları defterler için kapanış tasdiki yapmaları gerekir.

E-Defter ile İş Akışı Sistemi Nasıldır?

• Belirlenen yevmiye defter boyutuna bakılır ve uygunsa defter imzalanır. Defterin şema ve şematron kontrolü yapılır,
• Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır,
• Defterin beratı şema ve şematron kontrolü yapılır,
• Berat sıkıştırılır.
• Hatası bulunmayan dosyalar GİB’in web sitesine yüklenir.

E-Defter’in ibraz işlemi ayda bir olmak kaydıyla mali müşavir, muhasebeci ya da şirket sahibi tarafından gerçekleşir. Aynı ay içerisinde berat verilinceye kadar ise 3 ay içerisinde düzenleme işlemi yapılabilir. Sonraki dönemlerde ise ters kayıt işlemi uygulanarak iptal edilerek doğrusu atılabilir. Ardından ise zaman damgası kullanılarak özel bir kodla defter beratı hazırlanır ve hazırlanan bu berat devlete iletilir. Maliye tarafından denetim yapıldığında ise önceden gönderilen berat ile muhasebeden o an alınan berat belgeleri karşılaştırılır. Evrakları birbiriyle uyuşuyorsa daha önce herhangi bir kayıt ya da düzeltme yapılmamış demektir.

E-Defter Geçiş Zorunluluğu

Vergi usül kanununda yer alan bilgilere göre 10 milyonun üzerinde ciroya sahip olan firmaların zorunlu olarak e-defter uygulamasına geçiş yapmaları gerekmektedir. Bununla beraber e-defter sistemine gönüllü geçiş yapmakta mümkündür. e-Defter sistemine gönüllü geçiş yapmak isteyen işletmelerin elektronik fatura sistemini kullanıyor olmasına gerek yoktur. Zorunlu oldukları için geçiş yapmaları gereken şirketler senenin ilk ayında, gönüllü olarak geçiş yapmaları halinde dönem içerisinde e-defter sistemine de geçiş yapabilirler. Tüzel firmalar olabildiği gibi şahıs firmaları da e-defter kullanıcısı olabilirler.

e-Defterin Avantajları Nelerdir?

• e-Defter uygulaması sayesinde veriler daha güvenli bir ortamda depolanır.
• Sayfa sayısına göre kağıt çıkarmanız ve notere onaylatmanıza gerek yoktur.
• Mürekkep masrafınız ortadan kalkar.
• Defterler için yazıcıdan çıktı almanıza gerek kalmaz.
• Arşiv için zaman ayırmanıza ve para harcamanıza gerek kalmaz.
• Doğayı korumuş olursunuz.

Konuya özet geçmek gerekirse e-defter daha hızlı ve düzenli bir sistem sunar. Bu sisteme geçiş yaparak baskı, arşivleme ve kağıtla ilgili olan operasyonel işlemlerden tasarruf edebilirsiniz.

E-Deftere Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Defter sistemine geçiş yapmak ve burada sunulan özelliklerden kullanmak için ilgili olan entegratör listesine göz atabilir ve Gelir İdare Başkanlığı’nın mevzuatlarından faydalanabilirsiniz. Burada size sunulan formu doldurmalı ve aşağıda yer alan evrakları hazır hale getirmelisiniz.

• Mali Mühür ya da Zaman Damgası
• Uyumluluk onayı bir almış yazılımın alınması
• Mevcut programınızın e-Defter formatına göre güncellenmesi
• E-Defter mükellef tarafından saklanacaksa, Türkiye’de uygun opsiyonel tercih edilmelidir.