E-Fatura hakkında 20 soru 20 cevap

KOBİ’lerin dijitalleşme konusu, son zamanların en çok merak edilen konularının başında gelir. Bu dijitalleşme sürecinin en önemli detaylarından e-fatura’da neler oluyor? Esnaf veya küçük işletmeler için değişenler nelerdir? E-Faturaya ne kadar ihtiyaç duyuluyor? Maliyeti nedir? Bu gibi sorulara yanıt bulmak için yazımızdan faydalanabilirsiniz.

1. E-Fatura nedir?
2. E-Arşiv kimler için zorunlu?
3. E-Faturaya nasıl başvurulur?
4. E-Faturaya geçiş ücreti nedir?
5. Nasıl e-fatura gönderirim?
6. Karşı tarafın da e-fatura kullanıcısı olması gerekir mi?
7. E-Fatura çıktısı almam gerekir mi?
8. E-Fatura çıktısı alındığında mühür veya ıslak imza gerekir mi?
9. E-Fatura entegratörü de ne?
10. E-Faturada iade faturası var mı?
11. E-Fatura iptal edilebilir mi?
12. E-Fatura nasıl arşivlenir?
13. Muhasebecimle ilişkim nasıl değişecek?
14. E-Fatura sıra-seri no nasıl işler?
15. E-Faturada değişiklik yapılabilir mi?
16. E-Fatura ile irsaliye hazırlanır mı?
17. Tekrar mali mühür almam gerekir mi?
18. Serbest meslek makbuzu kesenler e-fatura kullanabilir mi?
19. Müşterilerimin e-fatura kullanıcısı olup olmadığını nasıl anlarım?
20. E-Fatura kullanırsam e-defter de kullanacak mıyım?

1. E-Fatura nedir?

E-Fatura, dijitalleşmenin parçası olan elektronik parçası olan bir fatura türüdür. Elektronik fatura, adından da anlaşılacağı üzere elektronik ortamda hazırlanan ve kağıda basılı olmayan fatura türüdür. Elektronik faturanın iki farklı türü vardır. Bunlar; e-fatura ve e-arşiv.

E-fatura, her iki tarafında e-fatura kullanıcısı olduğu durumlarda kullanılan elektronik fatura çeşididir. Alıcı ve satıcıya iletilmesi için Gelir İdare Başkanlığı’nın sunucuları kullanılır.

E-arşiv, e-fatura kapsamına girmeyen vergi mükellefi tüzel kişilere ve aynı zamanda vergi mükellefi olmayan gerçek kişilere elektronik ortamda fatura gönderme durumudur. Talep edilmesi halinde, e-arşiv faturası çıktı alınarak da iletilebilir. e-Fatura üzerinde matbu faturada olduğu gibi dövizli işlemlerde gerçekleşebilir. Yurt dışında da e-fatura kesebilirsiniz. Fakat KDV muafiyeti için e-fatura gönderimi sırasında sistem üzerinden doğru kodu seçmeniz gerekiyor. Bu her ikisini kullanarak dijital ortamda fatura kesmek mümkündür.

2. E-Arşiv kimler için zorunlu?

Mevcut durum içerisinde 2019-2020 yılı cirosu 5 milyon TL'nin üzerine çıkmayı başaran firmalar 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv sistemine geçmiş olmaları, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına başlamaları gerekir.

3. E-Faturaya kimler geçebilir? e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

Elektronik faturaya geçiş ile ilgili iki tane kilit nokta vardır. Bunlar;

• Gerçek ya da Tüzel kişiliğiniz olmalı
• Herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmuyor.

Ticari firma olarak sadece Anonim Şirketler, Limited Şirketler ve Gerçek/Şahıs Şirketi konumunda yer alan mükellefler elektronik fatura sisteminden faydalanabilirler. Elektronik fatura sistemine geçiş için herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmuyor. Cirosu elektronik faturaya zorunlu geçiş limitinin altında olan işletmeler ise istek halinde elektronik fatura kullanıcısı olabilirler.

Bunun için başvuru adımları da son derece kolaydır. Comport olarak e-fatura ve e-arşiv çözüm ortağı ile beraber hazırlanan bir panel ile herhangi bir uğraş içerisine girmeden e-faturaya geçişler sağlanıyor. Bu şekilde ofisinizden çıkmadan e-fatura'ya geçebilirsiniz.

4. Peki E-faturaya geçişin maliyeti nedir?

Elektornik fatura sistemine kayıt olmak adına Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür sertifikasına sahip olmanız gerekiyor. Mali mühür için tüzel kişiler 290 TL + KDV, gerçek kişiler ise 184 TL + KDV tutarını ödemesi gerekir. Mali mühür bedeli haricinde ise Comport’un kullanım bedeli olan ön muhasebe programı bedelini ödersiniz ve elektronik fatura kullanıp almak için de e-kontör satın alırsınız. Eğer Comport hesabınız yoksa da 14 gün boyunca ücretsiz olarak deneyebilirsiniz. Sahip olduğunuz e-kontör ve e-arşiv gönderiminde kullanabilirsiniz. Gönderilen ve alınan her elektornik fatura birer e-kontöre tekabül eder. e-Kontör paketlerimizin ücretlendirmesi ile ilgili kampanya sayfasına ulaşmak için buraya tıklayınız.

5. Nasıl elektronik fatura gönderip alabilirim?

Comport kullanıcıları için e-fatura alıp göndermek son derece kolaydır. Başvuru sürecinizin ve aktivasyon işlemlerinin tamamlanmasının ardından ise elektronik fatura için hesabınızı aktive edebilirsiniz. Aktivasyon tarihi sonrasında ise oluşturmuş olduğunuz yeni satış faturalarını Comport üzerinden elektronik bir şekilde göndermeye başlayabilirsiniz. e-Fatura sistemine geçtiğimiz andan itibaren elinizdeki matbu faturalarını vergi dairesine giderek imha ettirmeli, e-fatura ve e-arşiv kullanırken kesinlikle matbu faturalarını tekrar kullanmamanız gerekiyor. Düzenleme tarihi aktivasyon tarihi öncesine denk gelen bir satış faturası içinse matbu fatura kesme işlemi yapabilirsiniz.

6. Fatura gönderilen kişilerin elektronik fatura kullanıcısı olması şart mıdır?

Bu sorunun cevabı hayırdır. Kendiniz e-faturanızı düzenler ve karşınızdaki kişiye gönderirsiniz. Fatura gönderdiğiniz kişiye e-arşiv olarak gider ve mali değeri vardır.

Comport kullanıcısıysanız, Comport sizin için karşı tarafın elektronik fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol eder. Kendiniz bakmak isterseniz de E-Fatura Resmi Sitesi üzerinde yer alan listeden de kontrol edebilirsiniz. Bununla beraber sadece e-fatura sistemine geçiş yaptırdıysanız, e-fatura kullanmayan kişi ya da firmalara kağıt olarak fatura kesme işlemine devam etmeniz mümkündür.

7. Elektronik faturanın çıktısını almam yazdırmam gerekiyor mu?

Sorunun yanıtı hayırdır. Müşterinize faturalarınızı elektronik ortamdan iletmeniz mümkündür. Söz konusu bu süreçlerin her biri dijital ortamda gerçekleşir. Elinizde kalan kağıt faturaların ne olacağını merak ediyorsanız, burada iki farklı durum söz konusudur. Bunlar;

E-Fatura ve e-arşiv sistemi ile beraber faturalama için elektronik ortama geçiş yaptıysanız bundan sonra artık kağıt kullanmadan fatura kesebilirsiniz. E-fatura sistemine geçip yapıp e-arşiv sistemine geçiş yapmadıysanız ve e-fatura sistemine sahip olmayanlar için kağıt faturaya devam edebilirsiniz.

8. Peki ya e-faturayı yazdırmak istersem? Mühür ya da ıslak imza kullanmalı mıyım?

Faturaları yazdırmanız mümkündür. Müşterileriniz faturaları matbu olarak saklamak isteyebilirler. Herhangi bir mühür ya da ıslak imzaya gerek duymadan herhangi bir yazıcıdan diledikleri kağıda çıkarabilirler.

9. E-Fatura entegratörü nedir?

Faturalama için ihtiyaçlar farklılık gösterebilir ya da birçok fatura düzenleyen kişilere kendilerine ait olan bilgi işlem alt yapısının yetersiz gelmesi durumunda teknik yeterliliği olan özel entegratörün bilgi sistemi yoluyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanıyor. Gelir İdaresi Başkanlığından özel olarak entegrasyon izni almış olan mükelleflerin bilgi işlem sistemlerini kullanarak da e-fatura uygulamasından faydalanabilirsiniz. Eğer sizde Comport kullanıcısıysanız, herhangi bir entegrasyona ihtiyaç duymadan işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Elektronik faturaya geçiş sürecinizi Comport ekibi ile beraber yürütülür.

10. E-Faturada iade faturası var mı?

Elbette ki. Elektronik fatura kullanıcıysanız iade işlemlerinizi matbu iadesi ile aynı şekilde yapmanız mümkündür.

11. E-Faturayı nasıl iptal ederim?

Yanlış kestiğiniz faturaların geri dönüşü vardır. Matbu faturada olduğu üzere elektronik faturada da iptal ve iade işlemlerini sorunsuz bir şekilde yapabilirsiniz. Sadece faturanın türüne göre işlemin yapış şekli farklılık gösterir. Gönderdiğiniz e-fatura’nın iptal edilebilmesi için karşı tarafın 7 gün içerisinde bu faturayı reddetmesi gerekir. 7 gün içerisinde reddedilmeyen faturalar onaylandı olarak kabul edilir.

12. e-Faturayı nasıl arşivleyeceğim?

Hazırlanan e-faturaların çıktısını alarak saklanması gibi bir yasa zorunluluk bulunmuyor. Şöyle ki faturalar tamamen elektronik ortamda arşivlenir. Comport kullanıcısıysanız faturalarınız burada arşivlenir. Bu sayede faturalarınızın diğer evraklar arasında kaybolma sorununu ortadan kaldırabilirsiniz. Dilediğiniz faturaya anında Comport hesabınız üzerinden ulaşabilirsiniz. Dilerseniz hazırlanan bu faturaları toplu olarak excel şeklinde dışarı aktararak evrakları çevrimdışı olarak indirebilir, faturaların orijinal hallerini .pdf şeklinde bilgisayarınıza da kaydedebilirsiniz. Bununla beraber ihtiyaç olması halinde A4’e de çıkarabilirsiniz.

13. E-Faturaya geçersem muhasebecimle ilişkim nasıl değişecek?

Elektronik fatura sistemini benimsemek, faturalama sürecinin maliyetini aza indirir, faturalama operasyonunu tek tıka indirger, tahsilat işlemlerinizi de hızlandırır. Bütün bunların yanında muhasebeciniz ile çalışma süreniz de e-fatura kullanımı ile beraber daha kolay hale gelir. Bu avantajlardan bazıları şu şekildedir;

Muhasebeciniz için veri girişi adına harcadığı zaman ciddi oranda azalır. Muhasebeci, kullandığı muhasebe programına bilgileri yükleyerek veri girişini hızlandırabilir. E-fatura şeklinde hazırlanan faturaların resmi kopyaları da hesabınızda bulunacağı için onlara da kolaylıkla erişim sağlanabilir. Gerekli kontroller zamanında sağlanır, olası yanlışlıkların önüne geçilir.

Aynı veriler üzerinden karşılıklı tek bir dil konuşursunuz. Beyanname hazırlık döneminde faturalar beklenmeden beyanname kapatılması yapılabilir. Bu sayede beyanname hazırlama süreci daha hızlı ve kolay bir şekilde işler.

Çalışma saatleri içerisinde zamanın büyük bir kısmını veri girişi yapmakla geçiren mali müşavir, işi daha da geliştirmek konusunda yardımcı olmak adına ciddi ölçüde vakit kazanır ve firma farklı çalışmalara vakit ayırabilir.

Mali müşavir Comport ile;

Comport hesabınızdaki tüm fiş ve faturalarınızı dilediği an görüntüleyebilir,

Kendiniz veri girişi yapmak için vakit harcamadan tüm verileri saniyeler içinde Luca muhasebe programlarına kolaylıkla aktarabilirsiniz.

İş akışı içerisinde fiziksel teması en aza indirmenin yanı sıra temassız muhasebe sayesinde güvenli bir şekilde çalışmalara devam edilir.

Aynı zamanda, ExpressAktarım entegrasyon sistemi ile beraber Luca Müşavir kullanıcısı mali müşavirler, Comport kullanıcı mükelleflerinin üzerinde toplu işlem yaparak hesap kodlarının otomatik atanmasını sağlar. Bu sayede sizde her ay fatura gönderme derdini ortadan kaldırırsınız.

14. E-Fatura sıra-seri no nasıl işleyecek?

Comport platformu üzerinden elektronik fatura hazırladığınızda (resmileştirdiğinizde) sistem otomatik bir şekilde fatura numarası verir. Bu numara e-fatura ile e-arşiv faturada farklı harflerle oluşur. Buradaki numaralar birbirini takip etmeyebilir.

15. E-Faturayı gönderdikten sonra faturada değişiklik yapabilir miyim?

Bu sorunun cevabı hayırdır. Normal faturalarda olduğu üzere kesip gönderilen faturalarda değişiklik yapılmadığı gibi burada da değişiklik söz konusu değildir. Fakat göndermiş olduğunuz elektronik fatura;

E-Fatura ise, söz konusu bu kesilen faturayı gönderdiğinin firmanın ya da kişinin reddetmesi halinde yeni bir e-fatura hazırlanabilir,

E-Arşiv ise kendiniz bu faturayı iptal edip yeniden bir fatura hazırlayabilirsiniz.

16. e-Fatura sistemi ile irsaliye hazırlayabilir miyim?

Gönderilen e-faturada düzenleme tarihinin yan kısmında düzenleme zamanının da saat ve dakika şeklinde belirtilmesi halinde faturanın kağıt çıktısı olan irsaliye olarak da kullanılır. Fakat bu kağıt çıktıya “irsaliye yerine geçer” ifadesinin eklenmesi ve kağıdın kaşelenip imzalanması gerekiyor. Bu fırsattan yararlanmak için elektronik faturanın malın teslim edildiği tarih içerisinde düzenlenmiş olması gerekiyor.

17. Mali mühür varsa tekrar alınmasına gerek var mı?

Comport'a geçmek isteyenler tarafından sıklıkla sorulan bir sorudur. Sorunun cevabı hayırdır. Mevcut mali mühür kullanılabilir.

18. Serbest meslek makbuzu kesenler e-fatura kullanabilirler mi?

SMM bir fatura olmadığı için onun yerine bir fatura türü olan e-Fatura'yı kullanmanız mümkün değildir.

19. Müşterilerimin e-Fatura kullanıcısı olduklarını nasıl anlayabilirim?

e-Fatura portalında yer alan liste düzenli olarak güncellenir. Listeyi kontrol ederek bu bilgilere erişebilirsiniz. E-Fatura sistemine geçiş yaptığınızda müşterilerinize bu durumu bildirmek zorunda değilsiniz. Tedarikçileriniz e-fatura kullanıyorsa vergi numaranızdan sizin e-fatura kullanıcı olup olmadığınızı da görerek sistem üzerinden e-fatura kesebilirler. Müşteriniz matbu fatura kullanıyorsa size zaten eski usul fatura kesip verilecektir.

Elektronik Fatura Hizmeti Başvuru Süreci

Küçük işletmeler de e-Fatura'ya geçebilir mi, daha da önemlisi geçmeli midir?

Elbette ki geçmelisiniz. Peki neden?

Faturalama maliyeti düşer, paranız kasanızda kalır.

Tahsilatlar hızlanır, nakit akışını kontrol altına alırsınız.

Fatura yığınlarının arasında kaybolmaktan kurtulursunuz.

Nerede olursanız olun e-fatura oluşturup anında müşterinize iletirsiniz. Bunun için tek ihtiyacınız, akıllı telefon, tablet veya bilgisayardan internete erişimdir.

Muhasebecinizle çalışmanız kolaylaşır, evrakların arasında debelenmek zorunda kalmazsınız.

Doğayı korursunuz.

20- e-Faturaya geçince e-defter kullanmam gerekir mi?

2018-2019 yılında cirosu 5 milyon TL’nin üzerine çıkan 1 Temmuz 2020'de e-fatura ve e-arşiv sistemine geçiş yapan şirketler 1 Ocak 2021 tarihinde e-defter uygulamasına geçmekle yükümlüdür.

E-Fatura ve e-arşiv fatura sistemine kendi istekleri doğrultusunda geçen firmaların belirtilen limitleri aşmadan e-defter uygulamasına geçmesine gerek yoktur. 2019-2020 yılında cirosu 5 milyon TL'nin üzerine çıkan şirketler ise 1 Temmuz 2021 tarihinde e-fatura ve e-arşiv fatura sistemine, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri zorunludur.