e-irsaliye nedir? Nasıl kullanılır?

e-fatura ve e-arşiv ile dijital ortamdan yürütülen faturalama sistemine yakın zaman içerisinde yeni bir uygulama daha eklenecek. GİB tarafından hazırlıklara başlanan bu yeni sistem “e-irsaliye” denir. E-irsaliye nedir, kimler geçebilir, kağıt irsaliyeden farkı nedir? e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, kağıt irsaliye ile aynı özelliklere sahiptir. Fakat dijital ortamda düzenlenen elektronik bir belgedir. Sevk irsaliyesi kullanmak zorunda olan firmalar kağıt olarak irsaliye düzenlerken e-irsaliyeye geçiş yağanlar ise dijital ortamda irsaliye düzenleyerek karşı tarafa da kolaylıkla iletir.

e-İrsaliye Uygulaması

e-İrsaliye sisteminin yapısı, GİB tarafından belirlenmiştir. Sistem 487 sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlükte yerini aldı.

e-İrsaliye üzerinde bulunması gereken bilgiler

• İrsaliye üzerinde düzenleme yapan şirketlerin “ad soyad, adres, ticari unvan, vergi dairesi ve hesap numarası” gibi bilgileri bulundurması gerekir

• Düzenlenme tarihi ve belge numarası

• Alıcı bilgileri, “ad soyad, adres, ticari unvan, vergi dairesi ve hesap numarası” gibi detaylar içermelidir.

• Taşınan malın türü (nevi) ve miktarı

• Fiili sevk tarihi

• Saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı

e-İrsaliye ile kağıt irsaliyenin farkı ne?

Dijital ortamda hazırlanan irsaliye ile kağıt ortamda düzenlenen irsaliye arasında hukuki olarak herhangi bir farklılık bulunmuyor. Elektronik irsaliyenin esas farkı üzerinde taşımayı yapan aracın plaka bilgisinin ve şoförün kimlik bilgilerinin de bulunmasıdır. Elektronik irsaliye sayesinde kullanıcılar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi üzerinden teslim aldıkları ürünün tamamına red ya da yanıt verebilir. Bu sayede teslimat işlemi yapılırken iade ve olası hatalardan kaynaklı olan aksaklıklar ile kısmi olarak kabul edilmesi konusunda satıcı bilgilendirilir.

Kimler e-İrsaliye Kullanmak Zorunda?

e-İrsaliyeye e-fatura sistemine kayıtlı olan tüm firmaların geçiş yapmaları zorunludur. Bunun yanı sıra şahıs ve sermaye şirketleri gönüllü olarak e-irsaliye sistemine geçiş işlemlerini gerçekleştirebilirler. GİB tarafından taslak şeklinde yayınlanan tebliğe göre zorunlu olarak geçiş yapacak olan şirketlerin 1 Ocak 2020 itibariyle, gönüllü geçiş yapmak durumunda olanlar ile diledikleri bir tarihte e-irsaliye sistemine geçebilirler.

e-İrsaliye Nasıl Gönderilir?

e-İrsaliye göndermek adına her iki tarafın da sisteme kayıtlı olması gerekiyor. Şayet taraflardan biri e-irsaliye kullanıcısı diğeri ise değilse elektronik irsaliye gönderimi gerçekleşmez. E-arşiv ya da kağıt şeklinde irsaliye gönderimi yapmak mümkündür. e-irsaliye gönderebilmek için ilk olarak e-fatura üzerinde düzenleme yaparak bu işlemi gerçekleştirmelidir. e-Faturanın gönderilemediği zamanlarda ise elektronik irsaliye gönderiminin de yapılması mümkün değildir.

Neden e-İrsaliye?

e-İrsaliye sistemine geçiş yaptıktan sonra kağıt irsaliyeye farkla işlerinizi daha pratik bir şekilde yönetebilirsiniz. E-fatura ve e-arşiv kullanıcılarından biriyseniz, dijital ortamda yapılan faturalama süreçlerini e-irsaliye ile daha kolay bir hale getirebilirsiniz. Kağıt, yazdırma, kargolama, arşivleme ve kaybolma gibi durumları da ortadan kaldırmış olursunuz. İrsaliye ve faturalama işlemlerini elektronik ortamda yaparak karşı tarafa anında iletebilirsiniz. Bu bağlamda zaman ve maliyet açısından da tasarruf etmiş olursunuz.